Case: comunicação unificada e telefonia IP geram eficiência
- Por Vinicius Ruoso
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- 10 nov., 2022
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Solução que combina comunicação unificada e telefonia IP reduz custos com ligações e aprimora gestão da rede de dados em empresa com abrangência nacional.
A comunicação unificada é uma solução essencial para as empresas, no contexto da transformação digital. Por meio da integração de ferramentas e dispositivos é possível melhorar a eficiência, a agilidade e a gestão. Dependendo dos recursos implantados, alguns custos consideráveis podem ser totalmente eliminados. Isso mesmo! Foi o que aconteceu com um grande cliente da Vantage. Confira!
Cliente: instituição de grande porte
A empresa, que tem atuação nacional e está presente em todos os estados brasileiros, está entre as maiores companhias em seu segmento de atuação. Conta com uma ampla rede de atendimento ao cliente e depende da interação em tempo real entre diferentes unidades instaladas em todo o Brasil.
Para implantar a solução de comunicação unificada nesse cliente, a equipe da Vantage instalou equipamentos e softwares em mais de 100 filiais da instituição, abrangendo todas as capitais do Brasil e dezenas de cidades espalhadas por todo o território nacional.
Desafio: ineficiência e custos nos sistemas de telefonia
Com unidades instaladas em todas as regiões do país, a realização de ligações telefônicas entre as filiais é elevada e recorrente. Essa demanda resulta em dificuldades de gerenciamento, pois as contas telefônicas são localizadas, ou seja, não há centralização das informações que permita administrar melhor a situação. Mas o grande problema decorrente dessa situação é financeiro: a empresa arcava, mensalmente, com alto custo de chamadas telefônicas, apenas considerando os contatos entre as filiais.
O problema enfrentado pelo cliente da Vantage é comum a outras tantas empresas que têm operações nacionalizadas ou mesmo internacionalizadas. Nessas organizações, o contato entre diferentes filiais é recorrente e, dependendo do negócio, há necessidade de realizar longas chamadas telefônicas para discutir estratégias, transmitir esclarecimentos ou solucionar demandas dos clientes.
Ao longo dos anos e conforme expande suas operações, a empresa coloca inúmeras unidades em operação, porém, sem compatibilizar a infraestrutura tecnológica e de comunicação. Com o tempo, isso gera ineficiência e resulta em custos elevados com atividades simples, como as ligações entre filiais.
Integrar recursos e ferramentas tecnológicas voltadas à comunicação era, portanto, outro desafio a ser superado. Seria necessário desenvolver um trabalho para adequar as condições da rede de dados e consolidar uma infraestrutura tecnológica robusta, capaz de viabilizar a integração das mais de 100 unidades por meio de plataformas de telefonia IP e comunicação unificada.
Devido à expertise e capacidade técnica, a Vantage foi a empresa selecionada para executar o serviço. Além da confiança no desenvolvimento de soluções completas de infraestrutura de tecnologia e segurança da informação, a Vantage se diferencia por contar com mais de 2,5 mil técnicos especializados, capazes de prestar serviço e suporte em todo o país.
Solução: comunicação unificada e telefonia IP
A Vantage resolveu o problema da empresa com a implantação de uma solução completa de comunicação unificada, desenvolvida sob medida para a instituição e com foco em promover a integração entre todas as regionais e filiais em operação no país.
Objetivos do projeto
· Dotar a empresa de ferramentas integradas de Comunicação Unificada
· Compatibilizar a infraestrutura tecnológica local para promover a uniformização
· Aprimorar o desempenho tecnológico nas redes de dados locais
· Executar o projeto em todas as regionais e filiais da empresa no Brasil
· Assegurar suporte técnico especializado em todas as localidades
Como funciona a solução
A solução de comunicação unificada desenvolvida para esse cliente contempla a implantação de:
· telefonia IP;
· PBX;
· gateways;
· aparelhos telefônicos, dispositivos e softwares.
A Vantage realizou a integração entre equipamentos centrais nas regionais, contemplando servidores, softwares de gerenciamento e sistemas de análise de tarifação. Outro serviço executado foi a instalação de cerca de 15 mil ramais telefônicos, com aparelhos disponibilizados na mesa de cada usuário em todas as unidades da empresa. Além disso, a solução possui a opção de uso de softphones de forma integrada ao e-mail dos colaboradores, permitindo que chamadas sejam iniciadas através das mensagens.
Processos e etapas da implantação
A implantação aconteceu em fases. Na primeira etapa, foi feita a instalação dos núcleos da rede e, na sequência, a implantação foi executada gradativamente em todas as demais filiais da empresa.
Durante a implantação, a Vantage seguiu os requisitos de prazos, horários e ritmo de intervenção conforme a criticidade e as regras de negócio do cliente. Foram utilizados os parâmetros das melhores práticas de gerenciamento de projetos (PMBOK), com planejamento e controle dos prazos e ações de intervenção conforme o cronograma definido com o cliente para que não houvesse impactos em suas operações.
O principal desafio da implantação foi a abrangência nacional da atuação da empresa, com mais de 100 filiais. Em situações como essa, a rede de dados em cada localidade possui peculiaridades e níveis distintos de gestão. Por conta disso, há o cuidado de se assegurar a manutenção do suporte técnico especializado durante todo o período do contrato, visto que uma leve variação na qualidade da rede de dados pode impossibilitar o uso da comunicação de voz ou vídeo neste cenário.
Resultados: eficiência financeira e administrativa
A solução de comunicação unificada associada à telefonia IP permitiu ao cliente utilizar sua própria infraestrutura tecnológica para a realização de ligações telefônicas entre filiais. Isso fez com que a empresa, que antes tinha gastos excessivos com operadoras de telefonia, zerasse os altos custos dessas ligações.
No entanto, a integração tem potencial para beneficiar ainda mais a organização, que conseguirá implantar mais ferramentas de interação e colaboração de forma mais simples, rápida e barata. Confira todos os resultados obtidos!
· Eliminação dos custos de ligações entre filiais
· Modernização do parque tecnológico
· Aprimoramento da gestão da rede de dados
· Redução de custos com ligações de forma geral, pois o sistema implantado pela Vantage busca a melhor tarifação durante a realização das chamadas
· Maior eficiência financeira, gerencial e operacional
Vale a pena destacar que a solução de comunicação unificada é flexível e escalável. Dessa forma, a infraestrutura está pronta para incorporar novas funcionalidades, de acordo com as necessidades do cliente. No processo de transformação digital, que pressupõe evolução constante das ferramentas tecnológicas, fica mais fácil prover recursos adicionais voltados à comunicação, colaboração e compartilhamento.
No fim das contas, é uma solução com excelente custo-benefício. Além de permitir a expansão dos recursos a longo prazo, o projeto se paga rapidamente. O payback time para um cliente como o descrito neste case é inferior a dois anos.
A Vantage pode ajudar a sua empresa
A comunicação unificada é uma necessidade atual de organizações de todos os segmentos e tamanhos. Esse tipo de solução é indispensável às empresas que buscam reduzir custos desnecessários ou que estão passando por processos de digitalização e transformação digital.
Recursos de comunicação unificada, como o que foi descrito neste case, podem ser implantados em empresas internacionalizadas, eliminando custos com tarifação e ligações DDI, por exemplo. As plataformas integradas também contemplam as demandas de organizações que dependem de uma infraestrutura robusta de telefonia, como as operações de call center, com ferramentas disponíveis para as posições de atendimento (PAs) e assegurando o registro e salvaguarda das informações de áudio.
Outros segmentos, por sua vez, podem ser beneficiados com soluções de comunicação unificada que viabilizam a realização de videoconferência com transcrição de áudio das reuniões, entrevistas ou audiências. Há, ainda, a realidade das empresas que optaram pelos novos formatos de trabalho (home office e modelo híbrido), que necessitam de recursos que viabilizem a gestão das equipes remotas e a execução de trabalho colaborativo.
A Vantage desenvolve projetos customizados de comunicação unificada, feitos sob medida para atender às necessidades específicas de cada cliente. Com isso, o custo de implantação é projetado conforme a viabilidade financeira do negócio. Além disso, contamos com uma equipe especializada que pode prover soluções e suporte técnico em âmbito nacional e internacional. Quer melhorar a eficiência da sua empresa? Fale com nossos especialistas: https://vantagebr.com.br/.
Para não fechar as portas, as organizações estão colocando em prática o home office, em que seus colaboradores continuam executando suas atividades por meio do trabalho remoto. No entanto, ainda que essa abordagem possa proporcionar grandes benefícios para esse momento, ela também traz alguns desafios para os empreendimentos.
Fornecer uma rede totalmente disponível e segura é uma tarefa complexa para as empresas, que precisam lidar com diversos acessos de seus colaboradores vindo de locais distintos. Para lidar com essa situação, tem se tornado necessário investir em arquiteturas de redes digitais. Elas podem aumentar a capacidade e melhorar a qualidade das demandas por conexão dos usuários. Seus clientes já contam com os benefícios dessa tecnologia?
Confira a seguir as vantagens de adquirir uma arquitetura de rede digital para garantir a continuidade dos negócios remotamente e ofereça-a aos seus clientes!
O que é arquitetura de rede digital?
Uma arquitetura de rede digital é uma estrutura inteligente e automatizada que fornece uma melhor conexão aos usuários e é focada em três pilares de negócios: inovar com rapidez, otimizar o uso de recursos e reduzir as ciberameaças. Essa nova arquitetura representa a nova geração de rede e promete oferecer uma conexão focada nos resultados dos negócios, preparando as empresas para atender às demandas da Transformação Digital. Aquelas organizações que visam driblar os contratempos do isolamento social e continuar competitivas, gerando novas oportunidades de negócios, precisam repensar seus modelos de rede.
O ritmo da inovação e as novas demandas remotas do mercado requerem redes inteligentes, auto gerenciáveis e que participem das decisões de negócios. Por isso é necessário contar com uma arquitetura de rede digital com sua conectividade rápida e confiável. Ao implementar essa infraestrutura, as redes são transformadas em ferramentas com análises em tempo real, integrando hardware e software. Ela permite a automatização de processos e a otimização do uso de recursos da rede, o que diminui os gastos operacionais e libera a TI para se focar em projetos mais estratégicos para o core business. A arquitetura de rede digital ainda funciona como um sensor que reforça a aplicação das políticas de segurança da empresa. Ela possui inteligência e agilidade para fornecer análises dinâmicas e em tempo real para detectar possíveis ameaças e criar um maior nível de segurança.
Como garantir a continuidade dos negócios remotamente?
Em uma solução de rede digital, os serviços podem ser estendidos para diversas plataformas com gerenciamento centralizado. Nela, o hardware não é mais dependente do software, assim as redes passam a contar com níveis elevados de velocidade e flexibilidade. Os recursos da arquitetura de rede digital são essenciais para as empresas que querem garantir a continuidade de seus negócios remotamente. Com essa nova estrutura, é possível expandir os serviços de rede de acordo com as novas demandas de TI geradas pelo trabalho home office. Ela pode ser a solução para aquelas organizações que não estavam preparadas para manter suas equipes trabalhando a distância.
A arquitetura digital elimina o tempo de espera no provisionamento de rede. Seus recursos de conectividade e gerenciamento reduzem os tempos de instalação e atualização dos dispositivos para questão de minutos. Desse modo, é possível criar novos escritórios remotos online com facilidade. Aos novos dispositivos adicionados à rede é atribuída uma política baseada na identidade, facilitando muito o trabalho da TI em configurar os escritórios remotos. Com isso, todos os novos pontos da rede se tornam um sensor, que envia informações sobre o desempenho da conexão para a central.
Os benefícios da arquitetura de rede digital não param por aí. Conheça-os melhor a seguir:
Automação da rede: ela oferece agilidade comercial e escalabilidade ao automatizar uma só política em toda a rede de acesso.
Redução dos custos com a WAN: é possível simplificar a rede de longa distância sem comprometer a experiência do usuário, a segurança ou a confiabilidade.
Otimização do desempenho da rede: a empresa consegue reparar os contratempos com maior rapidez, além de aumentar a produtividade da TI.
Detecção e redução de ciberameaças: essa tecnologia identifica ciberameaças e vulnerabilidades em qualquer local da rede corporativa, até mesmo ataques modernos ou que estejam escondidos em tráfego criptografado. Por meio de uma arquitetura de rede digital, a TI consegue medir a performance de cada colaborador em tempo real e garantir a proteção e disponibilidade da rede. Assim, ao contar com essa alta visibilidade automática, a empresa passa a estar preparada para fornecer correções e melhorias a sua equipe remota rapidamente, garantindo não apenas a continuidade dos negócios mas a qualidade de seus processos e entregas.
O local de trabalho híbrido veio para ficar. Mas é claro que há muito a fazer antes que muitos se sintam seguros neste novo ambiente de trabalho híbrido. Enquanto 89% estão frustrados com experiências no escritório, 94% desejam melhores experiências de colaboração no trabalho em casa.
Dê uma olhada nos resultados da pesquisa
Qual é a melhor experiência de trabalho? 96% das empresas afirmam que poderiam melhorar os ambientes de trabalho com tecnologia inteligente. Hoje estamos apresentando inovações empolgantes de Inteligência Artificial (IA) para permitir esse retorno seguro ao escritório e para ajudar sua equipe a ser produtiva em qualquer lugar. Essas inovações fazem parte do projeto Cisco Webex para o local de trabalho híbrido para envolver sua equipe, seja remota ou no escritório.
Tornando o trabalho remoto 10x melhor
58% dos entrevistados disseram que continuarão a trabalhar remotamente oito ou mais dias por mês, mesmo depois que a pandemia acabar. Hoje, sendo a videoconferência um elemento-chave da vida profissional para a maioria, uma experiência de videoconferência perfeita e estelar é crítica. Ouvimos nossos clientes e estamos em uma jornada para oferecer experiências 10 vezes melhores do que apenas estar presente. O Webex oferece colaboração perfeita com tecnologia de IA integrada que supera pontos de conflito comuns e funciona em sincronia com os aplicativos que você mais ama.
Melhorias para trabalhadores remotos
Aqui estão algumas melhorias que fizemos para capacitar trabalhadores remotos:
- Não há mais necessidade de perguntar, "você pode desligar o microfone?" Estamos animados em anunciar que adquirimos o BabbleLabs. Isso é ótimo! A distração sonora durante as reuniões Webex agora será coisa do passado. No final deste mês, A tecnologia BabbleLabs AI abafa ruídos indesejados (pense em barulho da rua, digitação no teclado ou aspirador de pó irritante) enquanto melhora a qualidade da voz para que você possa ouvir com clareza.
- Exiba da maneira que desejar. Certifique-se de que tem uma boa aparência e som antes de ingressar em uma reunião Webex. Ampliamos a tela de visualização para que você possa ver claramente como o fundo aparecerá. Os controles também foram simplificados. É fácil definir suas preferências de vídeo e áudio. Anime sua aparência de reunião com um fundo desfocado ou virtual (adicionamos mais desses também) ou até mesmo adicione sua própria imagem personalizada.
- Menos cliques e uma experiência de reunião personalizada. Nosso novo design é fácil de usar e coloca os controles Webex no lugar mais lógico e até se adapta ao tamanho da tela. Os controles da reunião foram simplificados e agora estão na frente e no centro, com ícones claramente identificados, uma paleta de cores atualizada e menus contextuais que nunca estarão no meio do conteúdo ou vídeo da reunião. Você também pode personalizar a visualização da tela do vídeo: ver muitas pessoas ou apenas algumas e ocultar os participantes que não têm o vídeo ativado com um simples clique. Novos controles de miniatura para cada assistente oferecem aos usuários a capacidade de clicar com o botão direito no vídeo ou avatar de qualquer pessoa para interagir diretamente ou até mesmo em sua própria visualização automática para alterar seu próprio áudio ou plano de fundo no Marcha. Quaisquer que sejam suas preferências, é fácil tornar a sua experiência de reunião Webex sua e somente sua.
Inovações tecnológicas para ajudar os trabalhadores a voltarem com segurança ao escritório - na hora certa.
Quando chegar a hora, as empresas planejarão fazer mudanças de longo alcance para receber os trabalhadores no escritório. Em nossa pesquisa, 53% planejam otimizar o uso do escritório. Em outras palavras, eles desejam aproveitar ao máximo o espaço do escritório, garantindo a segurança e aumentando a produtividade. A inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina (ML) desempenharão um papel crítico na otimização do escritório para segurança e produtividade. Estamos ampliando nossa missão de experiências 10x melhores até no escritório, integrando inteligência em nossos aparelhos. Estamos anunciando os seguintes novos recursos e dispositivos para ajudá-lo a projetar um local de trabalho inteligente que forneça um ambiente de trabalho seguro e produtivo para todos.
Mais sensores ambientais em dispositivos Webex que oferecem suporte a análises práticas no local de trabalho.
A Cisco está tornando mais fácil para a TI coletar e agir sobre dados importantes que podem ser essenciais para garantir um local de trabalho confortável e seguro. Graças ao aprendizado de máquina, o Webex agora pode reconhecer e contar pessoas, estejam elas usando máscaras faciais ou não, não importa onde elas estejam na sala. Isso é essencial para garantir o cumprimento dos limites de capacidade da sala. Nossos sensores de dispositivos colaborativos integrados também monitoram as condições ambientais, como temperatura ambiente, qualidade do ar, luz ambiente e acústica. Obtenha métricas e análises desses sensores inteligentes no Control Hub para criar seu ambiente de trabalho ideal - dados de sensor em tempo real e históricos que podem fornecer informações valiosas sobre o uso do espaço de reunião para identificar problemas de forma proativa e continuar a otimizar espaços para atender de forma mais eficaz às suas necessidades em evolução.
Uma nova experiência inteligente para reservar quartos
As empresas precisam de uma nova abordagem para gerenciar os espaços de reunião que garanta a segurança e otimize seu uso. Tenho o prazer de apresentar hoje duas versões do novo Webex Room Browser. Eles são dispositivos especialmente projetados que contêm todos os sensores que mencionei acima. Os navegadores de sala Webex são colocados dentro ou fora da sala de reunião para fornecer reservas de sala inteligentes e seguras para os usuários e dados profundos para gerentes de TI e instalações. Garantir um ambiente de reunião produtivo, seguro e saudável nunca foi tão fácil do que com nosso novo Webex Room Navigator que funciona com dispositivos Webex Room.
O modelo de navegador fora da sala da Webex torna mais fácil encontrar e reservar um espaço para reuniões; mostra claramente quando o quarto está livre e muda o status para reservado quando você entra. Ative-o com um toque ou apenas use sua voz e deixe o Webex Assistant fazer o trabalho por você. O modelo de quarto Webex Room Navigator fornece alertas para distanciamento social, horários de limpeza e muito mais, e também permite que você faça reservas de dentro do espaço. Ambas as versões possuem um modo de sinalização digital, para que as empresas possam usar os monitores para transmitir informações importantes. E não vamos esquecer a tecnologia "no-show" que detecta automaticamente se ninguém aparece para uma reunião agendada e libera a sala para uso de outra equipe.
"O Webex Room Navigator tem um perfil elegante e moderno, que nossos colegas acharão intuitivo e gostarão de usar, e também pode enfrentar a rotina diária. Eu realmente posso ver o valor nas métricas ambientais que o navegador fornece, nos dando novos insights sobre seus sensores que não tínhamos antes. "- Ben Watt, Serviços de Tecnologia da Informação, The James Hutton Institute Essa abordagem para criar novas experiências de local de trabalho híbrido reúne software, hardware de colaboração, automação de IA em nuvem e aplicativos de fluxo de trabalho integrados para criar um ambiente de trabalho mais inteligente. Não importa os desafios que você enfrenta, desde a reserva de uma sala até a orientação ao reservar uma sala de reuniões, o Webex está lá para torná-lo simples e perfeito.
Prepare-se para a nova era do trabalho
Se você viu sua organização refletida nas estatísticas, entendeu a urgência de se preparar para a nova era do trabalho. A Cisco está tornando ainda mais fácil comprar o Webex Suite para o modelo de trabalho híbrido com nosso novo programa Collaboration Flex. O Flex inclui opções de licenciamento aprimoradas para ajudá-lo a obter o máximo de suas reuniões, chamadas e mensagens da nuvem Webex. Do escritório doméstico à sala de reuniões, monitores, sensores, inteligência artificial e automação fornecem experiências baseadas em tecnologia e aceleram a transformação para manter os funcionários seguros e produtivos. Estamos empenhados em ajudá-lo a navegar no local de trabalho híbrido inteligente.