Case: plataforma otimiza a gestão de contratos
- Por Vinicius Ruoso
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- 02 fev., 2023
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A plataforma CLM facilita a gestão de contratos ao automatizar a elaboração, padronização, compartilhamento, validação e armazenamento dos documentos eletrônicos.
A gestão de contratos faz parte da rotina corporativa e compreende um longo ciclo de acompanhamento. Da elaboração do documento ao encerramento da relação contratual, há uma série de processos que precisam ser executados corretamente para garantir novos negócios.
Em determinados segmentos, o fluxo de contratos é ainda mais intenso, situação que aumenta a complexidade dos processos envolvidos e potencializa riscos, caso ocorram falhas ao longo das etapas. Seguradoras, escritórios de advocacia e financeiras são alguns exemplos, mas as relações contratuais estão presentes em qualquer organização.
Com o avanço da transformação digital, o fluxo de contratos pode ser digitalizado e automatizado por meio de uma plataforma CLM (Contract Lifecycle Management), que otimiza a rotina, mitiga falhas e aprimora a gestão desses documentos. Foi a solução que a Vantage desenvolveu para uma grande empresa brasileira. Neste artigo, explicamos como a ferramenta funciona e como ela impactou as operações do nosso cliente.
Cliente: empresa de grande porte
A solução da Vantage para gestão de contratos (CLM) foi desenvolvida sob medida para uma grande empresa brasileira, que executa diariamente uma série de processos relacionados a esses documentos. O fluxo de trabalho é abrangente, contínuo e precisa seguir requisitos específicos da organização para que os novos negócios sejam firmados com integridade e segurança jurídica.
Desafio: aumentar a eficiência na gestão de contratos
Quando a Vantage iniciou o projeto, a empresa contava com processos ineficientes relacionados ao fluxo de contratos, pois todas as atividades eram desempenhadas manualmente. Essa situação causava uma série de prejuízos à operação e à gestão, como a morosidade na execução das tarefas, as dificuldades de acompanhamento das etapas e baixo acesso aos dados históricos.
O cliente tinha dificuldade em gerenciar o fluxo de contratos, incluindo etapas como:
· criação de contratos;
· aprovação pelas partes interessadas;
· customização e inclusão de novos campos;
· compartilhamento dos contratos para assinatura das partes;
· armazenamento;
· entre outras atividades necessárias.
A cadeia de processos depende de um fluxo de trabalho colaborativo, que é mais lento quando realizado de forma manual. Outro ponto crítico envolve o cumprimento de requisitos estabelecidos pela empresa para os contratos a serem firmados, conforme direcionamento jurídico específico.
O contexto era de alta demanda, com sobrecarga de trabalho em diversas áreas. Para a gestão de contratos, faltava a organização adequada dos documentos, com armazenamento centralizado e mecanismos de controle dos processos. Faltava agilidade às etapas de revisão, aprovação e checagem para garantir o cumprimento de todas as exigências quanto aos níveis dos serviços prestados.
Devido à execução manual dos processos, não havia integração com outras bases de informações, comprometendo a visão analítica dos gestores e profissionais envolvidos nas atividades.
Solução: digitalização, integração e automação
A solução implantada pela Vantage foi uma plataforma completa de gestão de documentos, contratos e fluxos de trabalho, que combina recursos tecnológicos avançados com processos organizacionais. O sistema foi customizado para atender às características da organização e potencializar os resultados alcançados.
Objetivos do projeto
O projeto foi desenvolvido com foco em garantir a digitalização do fluxo de contratos, permitindo à empresa automatizar processos como elaboração, padronização, armazenamento, colaboração e revisão, com integração de dados e centralização dos controles gerenciais. Dessa forma, seria possível aumentar a agilidade na geração de novos negócios e melhorar a gestão do fluxo de documentos eletrônicos.
Como funciona a solução
A plataforma permite a criação de novos documentos baseada em modelos predefinidos pelo cliente, com campos customizados que são gerados automaticamente, tais como assinatura e validação de alçada, cláusulas customizadas, entre outros.
Além de garantir que o documento seja criado de forma padronizada e armazenado na própria solução, a plataforma também viabiliza a correta gestão do fluxo de vida do contrato, envolvendo as pessoas corretas e no tempo certo, para que a colaboração entre as partes aconteça em conformidade com os processos.
Outra vantagem que a solução entrega é a base de dados integrada, por meio da qual é possível buscar informações necessárias para o preenchimento correto do documento. A integração entre APIs e a conexão com outras plataformas, sistemas e aplicações já existentes no cliente facilita a customização e a criação de documentos de forma padronizada e ágil.
Ao final do fluxo predefinido, a revisão acelerada, aprovação ou rejeição, bem como a análise de tendência e oportunidades de melhoria contínua são claramente percebidas pelo cliente final, trazendo um ganho importante para toda a organização.
A criação ou modificação de um fluxo de trabalho também são feitas de forma muito rápida e amigável, assim como o arquivamento ou pesquisa dos documentos. A plataforma possui painéis de visualização e conta com recursos para geração de relatórios, ferramentas analíticas práticas e customizáveis que favorecem o uso de dados para tomada de decisão por parte do cliente.
Processos e etapas da implantação
Para implantar a solução, a Vantage fez uma imersão no cliente a fim de compreender o fluxo de trabalho, as pessoas envolvidas e os recursos e campos que a plataforma deveria contemplar.
Todo o projeto foi desenvolvido de forma colaborativa com o cliente, e a implantação aconteceu de acordo com o ritmo de intervenção previsto pela empresa. A equipe da Vantage observou prazos, horários e regras estabelecidos no planejamento.
Com o sistema criado, a Vantage concluiu a implantação com a realização de treinamentos para o uso da plataforma, além da execução de testes e criação de situações-tipo dos fluxos de trabalho junto ao time que iria ficar responsável pela operação, assegurando a autonomia necessária para o cliente incorporar a ferramenta à rotina.
Resultados: processos ágeis e precisos no fluxo de contratos
A plataforma CLM impactou a realidade da empresa ao acelerar o ciclo de vida dos contratos e assegurar a digitalização, integração e automatização dos processos.
Foi uma transformação profunda na rotina da organização, que não tinha uma gestão de fluxo de trabalho para contratos com tamanha quantidade de funcionalidades anteriormente.
Com a implantação da solução, a empresa ganhou eficiência e capacidade para gerar novos contratos de forma rápida e padronizada conforme definição prévia, com armazenamento e permissões de acesso importadas por padrão. Outro benefício é o fluxo de aprovação ou rejeição acelerado. E vale ressaltar que a organização aumentou a inteligência analítica, com a possibilidade de estabelecer e acompanhar métricas estratégicas.
Além da agilidade na execução dos processos e no aprimoramento da gestão de contratos, a solução reduz custos operacionais, mitiga riscos jurídicos ou financeiros, diminui a ocorrência de falhas e impulsiona os resultados econômicos da companhia.
A Vantage pode ajudar a sua empresa
A gestão de contratos por meio de uma plataforma CLM elevou a competitividade do nosso cliente em seu mercado de atuação. Essa mesma vantagem está ao alcance de qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento. Isso porque as soluções que desenvolvemos são feitas sob medida, considerando a realidade de cada negócio, o que resulta em um investimento inteligente, capaz de gerar os melhores resultados por um preço justo.
Os consultores da Vantage são especializados e entendem as dores enfrentadas pelos clientes para resolver problemas de forma efetiva. Prestamos um serviço customizado e humanizado, dimensionando a solução para que ela se encaixe às necessidades operacionais e financeiras do negócio.
Além disso, contamos com um portfólio completo de soluções, que abrangem tecnologias para comunicações unificadas, segurança cibernética, infraestrutura de redes e segurança eletrônica.
Podemos ajudar a sua empresa a implantar uma gestão de contratos eficiente e ágil. Conte com o apoio dos nossos consultores.
Para não fechar as portas, as organizações estão colocando em prática o home office, em que seus colaboradores continuam executando suas atividades por meio do trabalho remoto. No entanto, ainda que essa abordagem possa proporcionar grandes benefícios para esse momento, ela também traz alguns desafios para os empreendimentos.
Fornecer uma rede totalmente disponível e segura é uma tarefa complexa para as empresas, que precisam lidar com diversos acessos de seus colaboradores vindo de locais distintos. Para lidar com essa situação, tem se tornado necessário investir em arquiteturas de redes digitais. Elas podem aumentar a capacidade e melhorar a qualidade das demandas por conexão dos usuários. Seus clientes já contam com os benefícios dessa tecnologia?
Confira a seguir as vantagens de adquirir uma arquitetura de rede digital para garantir a continuidade dos negócios remotamente e ofereça-a aos seus clientes!
O que é arquitetura de rede digital?
Uma arquitetura de rede digital é uma estrutura inteligente e automatizada que fornece uma melhor conexão aos usuários e é focada em três pilares de negócios: inovar com rapidez, otimizar o uso de recursos e reduzir as ciberameaças. Essa nova arquitetura representa a nova geração de rede e promete oferecer uma conexão focada nos resultados dos negócios, preparando as empresas para atender às demandas da Transformação Digital. Aquelas organizações que visam driblar os contratempos do isolamento social e continuar competitivas, gerando novas oportunidades de negócios, precisam repensar seus modelos de rede.
O ritmo da inovação e as novas demandas remotas do mercado requerem redes inteligentes, auto gerenciáveis e que participem das decisões de negócios. Por isso é necessário contar com uma arquitetura de rede digital com sua conectividade rápida e confiável. Ao implementar essa infraestrutura, as redes são transformadas em ferramentas com análises em tempo real, integrando hardware e software. Ela permite a automatização de processos e a otimização do uso de recursos da rede, o que diminui os gastos operacionais e libera a TI para se focar em projetos mais estratégicos para o core business. A arquitetura de rede digital ainda funciona como um sensor que reforça a aplicação das políticas de segurança da empresa. Ela possui inteligência e agilidade para fornecer análises dinâmicas e em tempo real para detectar possíveis ameaças e criar um maior nível de segurança.
Como garantir a continuidade dos negócios remotamente?
Em uma solução de rede digital, os serviços podem ser estendidos para diversas plataformas com gerenciamento centralizado. Nela, o hardware não é mais dependente do software, assim as redes passam a contar com níveis elevados de velocidade e flexibilidade. Os recursos da arquitetura de rede digital são essenciais para as empresas que querem garantir a continuidade de seus negócios remotamente. Com essa nova estrutura, é possível expandir os serviços de rede de acordo com as novas demandas de TI geradas pelo trabalho home office. Ela pode ser a solução para aquelas organizações que não estavam preparadas para manter suas equipes trabalhando a distância.
A arquitetura digital elimina o tempo de espera no provisionamento de rede. Seus recursos de conectividade e gerenciamento reduzem os tempos de instalação e atualização dos dispositivos para questão de minutos. Desse modo, é possível criar novos escritórios remotos online com facilidade. Aos novos dispositivos adicionados à rede é atribuída uma política baseada na identidade, facilitando muito o trabalho da TI em configurar os escritórios remotos. Com isso, todos os novos pontos da rede se tornam um sensor, que envia informações sobre o desempenho da conexão para a central.
Os benefícios da arquitetura de rede digital não param por aí. Conheça-os melhor a seguir:
Automação da rede: ela oferece agilidade comercial e escalabilidade ao automatizar uma só política em toda a rede de acesso.
Redução dos custos com a WAN: é possível simplificar a rede de longa distância sem comprometer a experiência do usuário, a segurança ou a confiabilidade.
Otimização do desempenho da rede: a empresa consegue reparar os contratempos com maior rapidez, além de aumentar a produtividade da TI.
Detecção e redução de ciberameaças: essa tecnologia identifica ciberameaças e vulnerabilidades em qualquer local da rede corporativa, até mesmo ataques modernos ou que estejam escondidos em tráfego criptografado. Por meio de uma arquitetura de rede digital, a TI consegue medir a performance de cada colaborador em tempo real e garantir a proteção e disponibilidade da rede. Assim, ao contar com essa alta visibilidade automática, a empresa passa a estar preparada para fornecer correções e melhorias a sua equipe remota rapidamente, garantindo não apenas a continuidade dos negócios mas a qualidade de seus processos e entregas.
O local de trabalho híbrido veio para ficar. Mas é claro que há muito a fazer antes que muitos se sintam seguros neste novo ambiente de trabalho híbrido. Enquanto 89% estão frustrados com experiências no escritório, 94% desejam melhores experiências de colaboração no trabalho em casa.
Dê uma olhada nos resultados da pesquisa
Qual é a melhor experiência de trabalho? 96% das empresas afirmam que poderiam melhorar os ambientes de trabalho com tecnologia inteligente. Hoje estamos apresentando inovações empolgantes de Inteligência Artificial (IA) para permitir esse retorno seguro ao escritório e para ajudar sua equipe a ser produtiva em qualquer lugar. Essas inovações fazem parte do projeto Cisco Webex para o local de trabalho híbrido para envolver sua equipe, seja remota ou no escritório.
Tornando o trabalho remoto 10x melhor
58% dos entrevistados disseram que continuarão a trabalhar remotamente oito ou mais dias por mês, mesmo depois que a pandemia acabar. Hoje, sendo a videoconferência um elemento-chave da vida profissional para a maioria, uma experiência de videoconferência perfeita e estelar é crítica. Ouvimos nossos clientes e estamos em uma jornada para oferecer experiências 10 vezes melhores do que apenas estar presente. O Webex oferece colaboração perfeita com tecnologia de IA integrada que supera pontos de conflito comuns e funciona em sincronia com os aplicativos que você mais ama.
Melhorias para trabalhadores remotos
Aqui estão algumas melhorias que fizemos para capacitar trabalhadores remotos:
- Não há mais necessidade de perguntar, "você pode desligar o microfone?" Estamos animados em anunciar que adquirimos o BabbleLabs. Isso é ótimo! A distração sonora durante as reuniões Webex agora será coisa do passado. No final deste mês, A tecnologia BabbleLabs AI abafa ruídos indesejados (pense em barulho da rua, digitação no teclado ou aspirador de pó irritante) enquanto melhora a qualidade da voz para que você possa ouvir com clareza.
- Exiba da maneira que desejar. Certifique-se de que tem uma boa aparência e som antes de ingressar em uma reunião Webex. Ampliamos a tela de visualização para que você possa ver claramente como o fundo aparecerá. Os controles também foram simplificados. É fácil definir suas preferências de vídeo e áudio. Anime sua aparência de reunião com um fundo desfocado ou virtual (adicionamos mais desses também) ou até mesmo adicione sua própria imagem personalizada.
- Menos cliques e uma experiência de reunião personalizada. Nosso novo design é fácil de usar e coloca os controles Webex no lugar mais lógico e até se adapta ao tamanho da tela. Os controles da reunião foram simplificados e agora estão na frente e no centro, com ícones claramente identificados, uma paleta de cores atualizada e menus contextuais que nunca estarão no meio do conteúdo ou vídeo da reunião. Você também pode personalizar a visualização da tela do vídeo: ver muitas pessoas ou apenas algumas e ocultar os participantes que não têm o vídeo ativado com um simples clique. Novos controles de miniatura para cada assistente oferecem aos usuários a capacidade de clicar com o botão direito no vídeo ou avatar de qualquer pessoa para interagir diretamente ou até mesmo em sua própria visualização automática para alterar seu próprio áudio ou plano de fundo no Marcha. Quaisquer que sejam suas preferências, é fácil tornar a sua experiência de reunião Webex sua e somente sua.
Inovações tecnológicas para ajudar os trabalhadores a voltarem com segurança ao escritório - na hora certa.
Quando chegar a hora, as empresas planejarão fazer mudanças de longo alcance para receber os trabalhadores no escritório. Em nossa pesquisa, 53% planejam otimizar o uso do escritório. Em outras palavras, eles desejam aproveitar ao máximo o espaço do escritório, garantindo a segurança e aumentando a produtividade. A inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina (ML) desempenharão um papel crítico na otimização do escritório para segurança e produtividade. Estamos ampliando nossa missão de experiências 10x melhores até no escritório, integrando inteligência em nossos aparelhos. Estamos anunciando os seguintes novos recursos e dispositivos para ajudá-lo a projetar um local de trabalho inteligente que forneça um ambiente de trabalho seguro e produtivo para todos.
Mais sensores ambientais em dispositivos Webex que oferecem suporte a análises práticas no local de trabalho.
A Cisco está tornando mais fácil para a TI coletar e agir sobre dados importantes que podem ser essenciais para garantir um local de trabalho confortável e seguro. Graças ao aprendizado de máquina, o Webex agora pode reconhecer e contar pessoas, estejam elas usando máscaras faciais ou não, não importa onde elas estejam na sala. Isso é essencial para garantir o cumprimento dos limites de capacidade da sala. Nossos sensores de dispositivos colaborativos integrados também monitoram as condições ambientais, como temperatura ambiente, qualidade do ar, luz ambiente e acústica. Obtenha métricas e análises desses sensores inteligentes no Control Hub para criar seu ambiente de trabalho ideal - dados de sensor em tempo real e históricos que podem fornecer informações valiosas sobre o uso do espaço de reunião para identificar problemas de forma proativa e continuar a otimizar espaços para atender de forma mais eficaz às suas necessidades em evolução.
Uma nova experiência inteligente para reservar quartos
As empresas precisam de uma nova abordagem para gerenciar os espaços de reunião que garanta a segurança e otimize seu uso. Tenho o prazer de apresentar hoje duas versões do novo Webex Room Browser. Eles são dispositivos especialmente projetados que contêm todos os sensores que mencionei acima. Os navegadores de sala Webex são colocados dentro ou fora da sala de reunião para fornecer reservas de sala inteligentes e seguras para os usuários e dados profundos para gerentes de TI e instalações. Garantir um ambiente de reunião produtivo, seguro e saudável nunca foi tão fácil do que com nosso novo Webex Room Navigator que funciona com dispositivos Webex Room.
O modelo de navegador fora da sala da Webex torna mais fácil encontrar e reservar um espaço para reuniões; mostra claramente quando o quarto está livre e muda o status para reservado quando você entra. Ative-o com um toque ou apenas use sua voz e deixe o Webex Assistant fazer o trabalho por você. O modelo de quarto Webex Room Navigator fornece alertas para distanciamento social, horários de limpeza e muito mais, e também permite que você faça reservas de dentro do espaço. Ambas as versões possuem um modo de sinalização digital, para que as empresas possam usar os monitores para transmitir informações importantes. E não vamos esquecer a tecnologia "no-show" que detecta automaticamente se ninguém aparece para uma reunião agendada e libera a sala para uso de outra equipe.
"O Webex Room Navigator tem um perfil elegante e moderno, que nossos colegas acharão intuitivo e gostarão de usar, e também pode enfrentar a rotina diária. Eu realmente posso ver o valor nas métricas ambientais que o navegador fornece, nos dando novos insights sobre seus sensores que não tínhamos antes. "- Ben Watt, Serviços de Tecnologia da Informação, The James Hutton Institute Essa abordagem para criar novas experiências de local de trabalho híbrido reúne software, hardware de colaboração, automação de IA em nuvem e aplicativos de fluxo de trabalho integrados para criar um ambiente de trabalho mais inteligente. Não importa os desafios que você enfrenta, desde a reserva de uma sala até a orientação ao reservar uma sala de reuniões, o Webex está lá para torná-lo simples e perfeito.
Prepare-se para a nova era do trabalho
Se você viu sua organização refletida nas estatísticas, entendeu a urgência de se preparar para a nova era do trabalho. A Cisco está tornando ainda mais fácil comprar o Webex Suite para o modelo de trabalho híbrido com nosso novo programa Collaboration Flex. O Flex inclui opções de licenciamento aprimoradas para ajudá-lo a obter o máximo de suas reuniões, chamadas e mensagens da nuvem Webex. Do escritório doméstico à sala de reuniões, monitores, sensores, inteligência artificial e automação fornecem experiências baseadas em tecnologia e aceleram a transformação para manter os funcionários seguros e produtivos. Estamos empenhados em ajudá-lo a navegar no local de trabalho híbrido inteligente.